Übersicht Daten-Portal
Willkommen im Daten-Portal von SafeOffice. Hier können Sie gemeinsam auf in Spreadsheets gespeicherte Daten zugreifen, diese filtern, gruppieren und in den Formaten CSV, PDF und XLSX exportieren sowie drucken, ohne das Risiko, die Rohdaten zu löschen oder zu ändern.
Sicherer Zugang
Protection by Design.
Unsere sichere Infrastruktur gewährleistet, dass Ihre Daten jederzeit privat und geschützt bleiben.
Jeder Kunde verfügt über eine dedizierte, isolierte Umgebung. Der Zugang wird streng durch sichere Authentifizierung kontrolliert.
Bitte nutzen Sie den Link "Zu meinem Projekt", um sich anzumelden und Ihre Projektdateien einzusehen.
Wir verwenden keine externen Links oder Cookies. Das bedeutet, dass wir keine Daten von Ihnen speichern. Diese Vorgehensweise geht einher mit dem Umstand, dass die üblichen benutzerfreundlichen Funktionen nicht angewendet werden können.
SafeOffice-Datenportal: Alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie loslegen
F: Mein Team nutzt Excel täglich. Ich würde gerne wissen, warum wir zusätzlich zu den oben genannten Maßnahmen auch noch ein Datenportal brauchen.
A: Excel ist echt super, um Daten zu erstellen und zu gestalten. Aber es wurde nicht dafür gemacht, dass mehrere Leute gleichzeitig online darauf zugreifen. Wenn du eine Arbeitsmappe per E-Mail verschickst oder auf ein gemeinsames Laufwerk hochlädst, geht der Überblick darüber, wer wann was geändert hat, verloren. Es gibt inzwischen so viele verschiedene Versionen, dass es schwer ist, den Überblick zu behalten. Wenn du versehentlich eine Formel gelöscht hast, ist das natürlich ein Grund zur Sorge. Wir haben festgestellt, dass ein Filter auf eine Spalte angewendet wurde, aber vor dem Speichern der Spalte nicht entfernt wurde.
Das SafeOffice Data Portal wurde entwickelt, um diese Risiken vollständig zu beseitigen. Wenn du die Arbeitsmappe hochgeladen hast, wird sie sicher gespeichert. Das Portal kann die Struktur – also Tabellen, Spaltentypen und Dropdown-Werte – interpretieren und präsentiert die Daten übersichtlich und interaktiv über eine Browser-Oberfläche. Dein Team kann die Daten anzeigen, filtern, durchsuchen, gruppieren und exportieren, ohne jemals die Originaldatei anzufassen. Du kannst dir sicher sein, dass deine Mitarbeiter keine Formeln zerstören, Zellen überschreiben oder die Arbeitsmappe beschädigen können.
Neue Daten werden über Formulare eingegeben, die die von dir definierten Regeln durchsetzen. Zahlen müssen Zahlen sein, Datumsangaben müssen Datumsangaben sein und die Dropdown-Werte müssen mit der zulässigen Liste übereinstimmen. Alles, was du eingibst, wird systematisch protokolliert, auch dein Benutzername und der Zeitstempel. Die ursprüngliche Struktur bleibt unverändert. Die Daten bleiben während des gesamten Prozesses sicher.
Excel erstellt die Daten und das Portal schützt sie. Das Original wird nie berührt.
F: Könnten Sie mir bitte erklären, wie das Hochladen einer Excel-Datei abläuft?
A: Das Portal liest deine .xlsx-Datei und erkennt automatisch jede benannte Tabelle darin. Das Programm erkennt die Spalten in der Tabelle, analysiert die Daten in jeder Spalte und bestimmt den Typ. Das können Text, Zahl, Datum, Dropdown, boolescher Wert oder E-Mail sein. Und es erkennt und bewahrt auch Dropdown-Listen.
Sobald die Daten erkannt wurden, werden sie sicher in eine dafür vorgesehene Datenbank importiert. Die Zahlen werden als reine Zahlen ohne Währungssymbole gespeichert. So können sie für den Export berechnet werden. Damit die Übersicht einfacher ist, haben wir die Datumsangaben standardisiert. HTML-Formatierungen und Sonderzeichen werden automatisch bereinigt.
Als Nächstes siehst du eine Übersicht, in der alle Tabellen, Spalten, erkannten Typen und die Anzahl der Datensätze stehen. In dieser Phase kannst du das Zahlenformat (europäisch oder britisch) festlegen und den Zahlenspalten Währungscodes zuweisen. Als Nächstes musst du den interaktiven Tabellen-Viewer öffnen. Da findest du deine Daten, die du dann bearbeiten kannst.
Die ursprüngliche Excel-Datei wird als Backup in Ihrem dedizierten Kundenordner auf dem Server gespeichert.
Einmal hochladen. Sofort anzeigen. Jede Spalte eingegeben, jeder Wert bereinigt, jeder Datensatz bereit.
F: Ist es möglich, dass mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieselben Daten zugreifen?
A: Ja, klar, jeder darf sich die Infos anschauen, die für seinen Zugang vorgesehen sind. Das Portal hat ein Rollensystem mit vier Stufen:
Der Administrator kümmert sich um die Verwaltung des Kontos, das Hochladen von Dateien, die Dateneingabe, das Löschen von Datensätzen und die Zugriffskontrolle. Er hat einen Überblick über alle Projekte, die ihm zugewiesen sind.
Redakteure können Daten einsehen, neue Datensätze eingeben, Dateien hochladen und CSV-Daten importieren. Sie dürfen Datensätze aber nicht löschen. Das verhindert versehentlichen Datenverlust und ermöglicht es den Teammitgliedern gleichzeitig, Beiträge zu leisten.
Bitte beachte, dass Betrachter nur Lesezugriff haben. Du kannst die Daten einsehen, filtern, durchsuchen und exportieren, aber nichts hinzufügen, ändern oder löschen. Das ist super für Manager, Buchhalter oder externe Partner, die die Zahlen einsehen müssen, aber nicht ändern dürfen.
Der SuperAdmin (SafeOffice) kümmert sich um die Verwaltung aller Konten, legt die Zugriffsdauer fest und kontrolliert die Benutzerbeschränkungen. Die Ebene kümmert sich um die Abrechnung und die Unternehmensführung.
Alles, was ihr hier anmeldet, hochladet, einstellt, löscht oder exportiert, wird in einem Prüfpfad protokolliert. Dazu gehören auch Benutzername, Zeitstempel und IP-Adresse. Das System stellt sicher, dass alle Beteiligten wissen, was ihre Rolle ist und was sie verantwortlich machen.
Es gibt vier Rollen. Setzen Sie klare Grenzen. Wir führen ein lückenloses Protokoll aller Transaktionen. Jeder sieht nur das, was er sehen muss. Nicht mehr.
F: Welche Maßnahmen gibt's denn, um meine Daten zu schützen? Kann das jemand anderes einsehen?
A: Deine Daten werden in einer komplett abgeschotteten Umgebung gespeichert, damit sie absolut sicher sind. Es gibt keine gemeinsam genutzte Datenbank, keine Multi-Tenant-Architektur und keine Analyseplattform, die Abfragen überwacht. Deine Daten werden sicher in deinem Bereich gespeichert und nirgendwo anders.
Das Portal verbindet sich nicht mit externen Diensten. Die Website verwendet keine Google Fonts, kein Content Delivery Network (CDN), keine Analyseskripte, keine Tracking-Pixel und kein JavaScript von Drittanbietern. Alle 32 Bibliotheken sind lokal auf dem Server gebündelt. Wenn der Browser die Seite lädt, kommuniziert er nur mit unserem eigenen Server.
Die Authentifizierung erfolgt über bcrypt-gehashtete Passwörter, mit der Option, Ablaufdaten festzulegen. Die Sitzungen laufen über den Server und haben sichere Cookie-Einstellungen. Die .htaccess-Konfiguration blockiert den direkten Zugriff auf Konfigurationsdateien, JSON-Daten und interne Skripte. HSTS wird mit Preload erzwungen.
Suchmaschinen können keine Inhalte indexieren, auf die sie keinen Zugriff haben. Die einzige öffentliche Seite ist die Landingpage, die du gerade siehst. Alles andere, also auch das Dashboard, die Tabellen und Exporte, bleibt für externe Parteien unsichtbar.
Keine Verbindungen zu Drittanbietern. Kein Tracking. Kein Datenleck. Ihre Daten kommunizieren mit einem einzigen Server, SafeOffice.
F: Ich arbeite gerade mit Google Sheets zusammen. Was sind die Vorteile, die dieses Tool bietet, die Google nicht hat?
A: Google Sheets ist ein echt starkes Tool, aber es gibt einen kleinen Haken: Deine Daten werden auf den Servern von Google gespeichert, von der Google-Infrastruktur verarbeitet und unterliegen den Nutzungsbedingungen und Zugangsrichtlinien von Google.
Für einige mögliche Anwendungsbereiche ist das in Ordnung. Wenn deine Daten aber Finanzunterlagen von Kunden, Personalinformationen, Vertragsbedingungen, Preisstrategien oder andere Informationen enthalten, bei denen Vertraulichkeit von größter Bedeutung ist, wird die Entscheidung deutlich komplexer.
Deine Daten werden im SafeOffice-Datenportal auf einem europäischen Server gespeichert, und zwar nach den Vorgaben des europäischen Datenschutzrechts. Und keine Sorge, zu keinem Zeitpunkt hat ein Drittanbieter Zugriff auf Ihre Daten. Es ist wichtig, dass Ihre Inhalte nicht für KI-Trainings verwendet wurden, dass aus Ihren Nutzungsmustern kein Werbeprofil erstellt wurde und dass keine Änderung der Nutzungsbedingungen Ihre Daten neuen Verwendungszwecken aussetzt.
Bitte beachte, dass die vollständige Exportfunktion erhalten bleibt. Du kannst dir jede Tabelle als korrekt formatierte XLSX-Datei runterladen. Darin sind die Spaltentypen, Zahlenformatierungen und Überschriften schon drin. Das heißt, die Dateien können direkt in Excel geöffnet und für Berechnungen verwendet werden. Seien Sie versichert, dass Ihre Daten jederzeit sicher zugänglich bleiben.
Google setzt vor allem auf Komfort, das ist das Wichtigste in seinem Geschäftsmodell. Souveränität ist ein angeborenes Recht unserer Nation. Ihre Daten, Ihr Server, Ihre Regeln.
F: Welche Dateiformate werden für den Import und Export unterstützt?
A: Wichtig: Bitte beachte, dass das Portal Excel-Dateien mit einer maximalen Größe von 10 MB akzeptiert. Die Dateien können in den Formaten .xlsx, .xls oder .xlsm vorliegen. Außerdem unterstützt es den CSV-Import mit automatischer Trennzeichen-Erkennung (Komma, Semikolon, Tabulator), Kodierungsumwandlung in UTF-8 und Spaltenzuordnung zu bestehenden Tabellen.
Exportieren kannst du jede Tabelle in drei verschiedenen Formaten.
Das XLSX-Dateiformat wurde entwickelt, um sicherzustellen, dass die Daten in Excel immer gleich angezeigt werden. Es hat eine ganze Reihe von Funktionen, die die Datei übersichtlicher und benutzerfreundlicher machen. Zum Beispiel können Zahlen als Zahlen und Datumsangaben als Datumsangaben gespeichert werden. Außerdem gibt es Spalten mit automatischer Breite, fixierte Kopfzeilen, abwechselnde Zeilenfarben und die Möglichkeit, das Firmenlogo in die Kopfzeile einzufügen. Du kannst die Datei in Excel öffnen und die Funktionen SUMME, MITTELWERT und andere Formeln sofort auf die Daten anwenden.
Hier ist ein PDF-Dokument, das für den Druck optimiert wurde. Es enthält Ihr Firmenlogo, Tabellenüberschriften, formatierte Zahlen und Datumsangaben. Das Produkt ist für den Druck im A4-Querformat oder zum Speichern als PDF-Datei über den Druckdialog des Browsers gemacht.
SVG ist ein Balkendiagramm, mit dem du jede numerische Spalte visualisieren kannst. Die Beschriftungen kommen aus der ersten Textspalte. Das Produkt steht als SVG-Datei zum Download bereit. Du kannst sie in jedem Vektoreditor öffnen und anpassen.
Außerdem gibt es eine browserbasierte Exportfunktion für schnelle Downloads in den Formaten Excel, CSV, PDF und zum Drucken. Die findest du direkt über die Symbolleiste des Tabellen-Viewers.
Alles importieren. Alles exportieren. XLSX, CSV, PDF oder SVG. Deine Daten kommen in dem Format, das du ausgewählt hast.
F: Kann ich eine Google-Tabelle direkt importieren?
A: Ja, das ist technisch möglich. Ich habe mich jedoch aus einem bestimmten Grund dagegen entschieden.
Wenn mein Server eine Datei direkt von Google abruft, kann Google die IP-Adresse meines Servers sehen, welche Tabelle angefordert wurde und wann. Dies stellt eine Verbindung zu einem Drittanbieter dar, was dem Grundprinzip widerspricht, auf dem dieses gesamte System basiert: Ihre Daten bleiben zwischen Ihnen und mir, ohne dass jemand anderes involviert ist.
Die Alternative ist einfach und dauert etwa zehn Sekunden länger:
- Öffne deine Google-Tabelle. - Gehe zu „Datei“ > „Herunterladen“ > „Microsoft Excel (.xlsx)“. - Lade die Datei in das SafeOffice-Projektmanagementsystem hoch.
Das war’s! Der Datenfluss sieht so aus: Google → Dein Computer → mein Server. Mein Server nimmt niemals Kontakt zu Google auf. Ich erhalte eine einfache Excel-Datei und habe weder die Möglichkeit zu erfahren noch einen Grund, mich dafür zu interessieren, dass sie ursprünglich aus Google Sheets stammt.
Deine Beziehung zu Google bleibt eine Sache zwischen Dir und Google. Deine Beziehung zu mir bleibt eine Sache zwischen uns.
Ich glaube, diese zehn Sekunden sind es wert!
Deine Daten. Deine Regeln. Keine Umwege.
F: Wäre es möglich, berechnete Felder zu erstellen, zum Beispiel eine Steuer-Spalte, die den Preis mit 19 % multipliziert?
A: Ja. Das Portal hat eine Formel-Engine, mit der du Spalten definieren kannst, deren Werte aus anderen Spalten berechnet werden. Formeln schreibst du am besten mit Spaltennamen in geschweiften Klammern.
Der Preis ist {price}. Für die Steuer solltest du folgende Berechnungen verwenden: 0,19 für eine Steuerberechnung, Umsatz minus Kosten für eine Marge, ROUND (Preis * 1,19) für einen gerundeten Gesamtbetrag inklusive Steuer oder IF (Lagerbestand > 0, Preis, 0) für bedingte Logik.
Die Felder, die du berechnest hast, werden sich automatisch aktualisieren, wenn sich die Quellwerte ändern. Die erscheinen im Tabellen-Viewer und in allen Exporten. Die Formel-Engine kann Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division, Klammern sowie die Funktionen ROUND, ABS und IF.
Es ist wichtig, dass Formeln sicher und ohne Codeausführung ausgewertet werden. Die Engine analysiert jede Formel Zeichen für Zeichen mit einem mathematischen Parser. Das läuft also nicht über eval() oder einen anderen Mechanismus zur Codeausführung. Bitte beachte, dass die oben genannte Formel keinen Zugriff auf Dateien, Datenbanken oder Serverfunktionen hat. Bitte beachte, dass du nur einfache Rechnungen mit den Daten in deiner Tabelle machen kannst.
Das Konzept ähnelt Excel-Formeln, jedoch werden sie im Browser ausgeführt. Das System ist sicher, automatisch und immer auf dem neuesten Stand.
F: Wie viel wird das kosten? Gibt es ein monatliches Abo?
A: Das SafeOffice Data Portal hat ein recht einfaches Preismodell. Du zahlst einmalig eine Gebühr für die Einrichtung deines Kontos, der Benutzer und der Datenstruktur. Anschließend zahlst du wöchentlich oder monatlich eine Gebühr für den laufenden Betrieb. Es fallen keine zusätzlichen Kosten pro Benutzer an, es gibt keine Premium-Stufe mit versteckten Kosten und keine bösen Überraschungen. Du bekommst vom ersten Tag an alle Funktionen, die du brauchst. Also zum Beispiel Uploads, Exporte, berechnete Felder und Rollenverwaltung.
Du kannst wählen, ob du wöchentlich oder monatlich abrechnen möchtest. Du kannst am Ende jedes Zeitraums kündigen. Es gibt keine automatische Verlängerung, keinen bindenden Vertrag und keine Strafgebühren bei Kündigung. Wenn du das Portal nicht mehr brauchst, kündig einfach, und das war's.
Du weißt vorher genau, was es kostet, und zwar basierend auf der Anzahl der Nutzer und dem Umfang deiner Daten. Die Zahlung erfolgt per Banküberweisung, sodass keine Kreditkarte erforderlich ist und keine versteckten, wiederkehrenden Gebühren anfallen.
Es fällt nur eine Einrichtungsgebühr an. Ein vorhersehbarer Tarif. Du kannst jederzeit kündigen. Keine Bindung, keine Überraschungen, kein Kleingedrucktes.
F: Kann ich das auf meinem Smartphone oder Tablet nutzen?
A: Ja. Das gesamte Portal ist responsiv und für Touch-Geräte optimiert. Das Navi wird auf schmalen Bildschirmen zu einem Hamburger-Menü reduziert. Alle Formulareingaben haben die von Apple und Google empfohlene Mindestgröße von 44 Pixeln für Touch-Ziele. Die Schaltflächen sind vertikal angeordnet, damit man sie mit einer Hand bedienen kann. Der Tabellen-Viewer ist auch für kleine Bildschirme geeignet. Er passt sich mit horizontalem Scrollen und vereinfachten Steuerelementen an.
Du kannst Dateien hochladen, Datensätze eingeben, Daten filtern und Berichte von deinem Smartphone aus exportieren. Die Benutzererfahrung wurde für die Bildschirmgröße optimiert und nicht einfach nur in der Größe angepasst.
Desktop-Leistung in Deiner Tasche. Hochladen, anzeigen, filtern und exportieren, von jedem Gerät und überall.
F: Wie schnell kann ich loslegen?
A: Das geht innerhalb weniger Minuten. Schick uns einfach deine Excel-Datei und wir richten dein Konto mit der vereinbarten Anzahl an Benutzern und der vereinbarten Zugangsdauer ein. Danach schicken wir dir deine Anmeldedaten zu. Du musst keine Software installieren, keine Browser-Erweiterung konfigurieren und auch keinen Schulungskurs absolvieren.
Dein Team muss nur den Link öffnen, sich anmelden und die Datenschutzerklärung einmal pro Sitzung akzeptieren. Dann gelangt es zum Dashboard. Von dort aus klicken die Nutzer auf eine Tabelle und beginnen mit der Arbeit. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und übersichtlich gestaltet, sodass Nutzer mit Erfahrung im Umgang mit Tabellenkalkulationen keine Schwierigkeiten bei der Navigation im Portal haben werden.
Wenn du eine individuelle Konfiguration brauchst, zum Beispiel mit bestimmten Spaltentypen, berechneten Feldern, Tabellenbeziehungen oder deinem Firmenlogo, wird das während der Einrichtungsphase eingerichtet und du kannst dich das bei der ersten Anmeldung anschauen.
Keine Installation. Keine Schulung. Keine Wartezeit. Sende mir Deine Datei noch heute, greife morgen auf Deine Daten zu.
F: Ich möchte über meine speziellen Anforderungen sprechen. Wie kann ich Sie erreichen?
A: Bitte kontaktiere SafeOffice direkt über die Hauptwebsite unter safeoffice.de. Wenn du weitere Unterstützung brauchst, zögere bitte nicht, mich über die Schaltfläche "Kontakt" zu kontaktieren. Dort kannst du eine Nachricht schicken und deine Daten, die Teamgröße und deine Anforderungen beschreiben. Du kannst eine persönliche Antwort erwarten, nicht einen automatisierten System- oder Chatbot-Antworten oder einen allgemeinen Standardbrief.
Jedes Projekt fängt mit einem Gespräch an. Dabei geht es um die Art der Daten, die Personen, die Zugriff darauf brauchen, und das gewünschte Ergebnis. SafeOffice erstellt dann ein maßgeschneidertes Angebot mit klaren Preisen und einem Zeitplan. Wir führen keine Verkaufsgespräche, vereinbaren keine Vorführungen und bieten keine Testphasen an, die zu Produkt-Upsells führen.
Ein Gespräch. Ein Angebot. Ein Preis. Echte Menschen, echte Antworten, echte Lösungen.